3 Tips voor het organiseren van een online event

Denk jij eraan om een online event te organiseren? Ik zie vaak dat de voorbereiding vaak wordt onderschat, want er komt nogal veel bij kijken. Waar moet je allemaal op letten? 

Eigenlijk kun je een online event meer zien als een tv-show; de meeste deelnemers volgen de livestream, online thuis en de moderator zit in een studio met soms wat gasten en sprekers. Dat is natuurlijk totaal anders dan wanneer je samen met een grote groep in één ruimte bent. Een online event vraagt dan ook om een andere mindset. Wat komt daar allemaal bij kijken en waar kun je dan het beste op letten? Ik deel graag drie tips met je.

Tip 1. Werk samen met een technische partij

Ga in gesprek met professionals die veel ervaring hebben in het organiseren van online events. En nu hoor ik je al denken “duur, ingewikkeld”, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Er worden, zeker door Covid, zoveel online events georganiseerd dat er echt zat productieteams zijn die heel graag met je aan de slag willen. Ook al is het een simpele, kleine opzet, dat hoeft echt niet duur te zijn. Ga bijvoorbeeld met een ervaren regisseur of een producer om de tafel zitten om je ideeën te bespreken, en om uit te vinden wat het beste past qua vorm, budget, locatie etc. Op die manier wordt het ook helderder wat er mogelijk is. Oh, mocht je trouwens wat productieteams en professionals willen spreken. Ik ken er heel veel, dus schroom niet en stuur me een berichtje, ik deel ze graag met je.  

Tip 2. Zorg voor voldoende afwisseling

Online events kunnen ervoor zorgen dat je als deelnemer veel sneller afhaakt. Het is nu eenmaal gewoon veel vluchtiger. Je bent thuis, je kan even van het scherm weglopen, je kunt de camera uitzetten en ga zo maar door.  Bedenk dan ook bij het organiseren van een event: welke rol wil ik dat de kijkers krijgen? Die van luisteraar of wil je ze een actievere rol geven? Vaak zie ik dat, ondanks de bedoeling was dat ze een actieve rol zouden moeten krijgen, ze toch meer luisteraar worden. Bij een lezing of een inspirerende presentatie is dat natuurlijk logisch en vanzelfsprekend. Maar bedenk vooral als je een langer programma maakt, hoe kun je de deelnemers actief betrekken en bij het scherm houden? 

Tip 3. Plan een dry run 

Oftewel, plan een generale repetitie in. De afgelopen periode heb ik zo’n 30-tal online events gemodereerd en er waren er maar 5 waarbij er echt een generale repetitie werd ingepland. Dat is ook hard nodig, want er zijn veel losse onderdelen en het is belangrijk dat je die doorneemt. Niet alleen technisch, maar ook met gasten. Het is voor hen heel fijn, maar voor de moderator is het ook heel fijn. Vaak worden dry runs overgeslagen in verband met budget en tijd. Maar dat hoeft helemaal niet. Anderhalf uur is vaak gewoon genoeg en geloof me; of je nou een halve dag inplant voor een generale repetitie of anderhalf uur, het is altijd te kort. Maar plan het in. 

Dit waren mijn tips over wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een online event. Uiteraard komt er nog meer bij kijken, dus heb je andere dingen of wil je een keertje met mij sparren? Stuur me een privéberichtje of een mail en dan plannen we wat in. 

Ben je al lid van mijn YouTube kanaal? Daar deel ik al mijn tips via leuke video’s. Kom eens kijken!